El personaje del video enfrenta un problema claro de desorganización documental, lo que hace que su trabajo sea mucho más difícil de lo que debería ser. Al recibir y manejar documentos sin un criterio definido, como mezclar fechas, temas o destinatarios, todo se vuelve un caos. Esto provoca que se pierda tiempo buscando información y dificulta que pueda recuperar los documentos que realmente necesita, afectando la eficiencia de su trabajo y la administración de la institución.
Para solucionarlo, lo primero que hay que hacer es aplicar principios archivísticos básicos. Un buen punto de partida sería crear un cuadro de clasificación que se base en las funciones y actividades de la institución. Esto ayuda a tener un orden lógico para organizar los documentos de manera más coherente. Además, es fundamental usar un método de ordenación adecuado, como el cronológico, alfabético o numérico, dependiendo del tipo de documento. Por ejemplo, en el caso de la correspondencia, podríamos organizarla por fecha de recepción o bien por el nombre del remitente, en orden alfabético-onomástico.
Aparte de eso, es muy importante describir los documentos correctamente, utilizando herramientas como inventarios, índices o guías, que faciliten la localización de la información cuando se necesite. También hay que capacitar al personal para que todos sigan buenas prácticas archivísticas, como tener procedimientos claros para recibir, registrar, archivar y consultar los documentos.
