En la película Todo Poderoso, el personaje interpretado por Jim Carrey “Bruce” enfrenta un problema central: no saber administrar adecuadamente el poder y la responsabilidad que se le otorgan. Al recibir las capacidades de “Dios”, Bruce actúa sin orden ni control, usando ese poder para beneficio personal y sin pensar en las consecuencias.
Si lo trasladamos al ámbito de la conservación y gestión documental, este problema se asemeja a la situación de una institución que recibe, maneja y genera gran cantidad de documentos sin aplicar métodos de organización, registro ni control. Al igual que Bruce, cuando no existe un sistema ni se asumen responsabilidades claras, el resultado es el desorden, la pérdida de información y la falta de trazabilidad.
De acuerdo con lo aprendido en estas dos semanas, la forma de ayudar a “Bruce” y a una institución en esa situación sería:
- Implementar un sistema de registro y control documental, que indique fecha de ingreso, número de registro, responsable y trámite correspondiente.
- Aplicar correctamente el método cronológico y los demás sistemas de ordenación para mantener la correspondencia y los documentos bien organizados.
- Definir políticas claras de conservación, estableciendo qué documentos deben guardarse, por cuánto tiempo y bajo qué condiciones.
- Fomentar la responsabilidad y la capacitación del personal, para que todos comprendan la importancia de conservar los documentos institucionales como parte del patrimonio y la memoria organizacional.
