Las principales diferencias entre el documento tradicional y el documento digital son las siguientes:
- el documento tradicional está accesible a la mano del ser humano, en su escritura y en su formato físico; el documento digital debe ser accesado mediante un hardware y software realizado para tal efecto.
- el documento tradicional se encuentra almacenado en un espacio físico y es inseparable de ese soporte, un documento electrónico puede ser separado del medio original y transferido9 a otros soportes digitales. Esto aumenta la posibilidad de corrupción del documento digital y es un factor crítico para asegurar la autenticidad y fiabilidad de ese documento.
- la estructura del documento tradicional es parte integral del mismo y además es la base para verificar su autenticidad, la del documento electrónico depende del hardware vy del software por lo que para considerarlo completo y auténtico el documento electrónico debe conservar siempre su estructura original.
- el documento electrónico carece de los elementos que en uno tradici0onal permite establecer su contexto funcional y administrativo, esa función la cumplen los metadatos, que son los que describen como se ha registrado la información
PAPEL DEL ARCHIVISTA EN LA GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICA
En lo que se refiere a la situación actual, donde hay un proceso de transición del documento electrónico al documento digital, donde se pretende lograr llegar a una oficina sin papel, el principal reto del archivista es mantener la conservación permanente de los documentos.
Esto significa que de cara a la conservación de los sistemas misxtos, se debe conseguir mantener los vínculos entre lo tradicionalo y lo digital mientras tengan valor para la resolución de los asuntos por los que han sido creados. Esto solo es posible interviniendo en todo el ciclo de vida, de manera señalada en el diseño de los procesos; y del otro lado, convertirlos a un sistema único para su conservación permanente, garantizando su autenticidad y durabilidad.
Cabe destacar que conforme se asume la tecnología, el archivista es cada vez menos intermediario entre los documentos y los usuarios, su papel debe centrarse en influir en el entorno de trabajo, fomentando la responsabilidad de todos y establecer un marco de políticas corporativas. Este marco normativo corporativo debe ser amplio y cubrir todo el ciclo de vida de los documentos y comprender a toda la organización. También debe ser aplicable a las actividades diarias, para lo que debe contemplar procedimientos escritos, claros y realistas, que puedan ser llevados efectivamente a la práctica
