La gestión documental electrónica se ha enfocado tradicionalmente en la creación y utilización de los documentos, sin embargo, en muchas ocasiones no se ha valorado adecuadamente la necesidad de que dichos documentos se encuentren disponibles durante todo el periodo de conservación que la entidad productora y la normativa vigente definan, por lo tanto, comente:

¿Está de acuerdo con esta afirmación?

Estoy totalmente de acuerdo con la afirmación. En muchos entornos institucionales, la gestión documental electrónica se ha centrado principalmente en la creación, almacenamiento y uso inmediato de los documentos, sin dar el mismo valor a su preservación a largo plazo. Sin embargo, garantizar la disponibilidad, autenticidad y accesibilidad de los documentos durante todo su ciclo de vida es fundamental para la transparencia, la rendición de cuentas y la memoria institucional.

¿Qué consecuencias puede conllevar una inadecuada preservación de los documentos en soporte electrónico? 

Una inadecuada preservación de los documentos electrónicos puede tener consecuencias graves. En primer lugar, se corre el riesgo de pérdida de información valiosa, lo que podría afectar procesos administrativos, legales o históricos. Además, la obsolescencia tecnológica puede dejar archivos inaccesibles si no se actualizan los formatos o los sistemas de almacenamiento. También se compromete la confianza ciudadana en la institución, ya que se debilita la capacidad de demostrar acciones o decisiones tomadas en el pasado. Finalmente, la falta de políticas y medidas de preservación puede generar mayores costos a futuro, cuando se intente recuperar información perdida o dañada. Por todo ello, la preservación digital debe considerarse un componente esencial y planificado dentro de cualquier sistema de gestión documental electrónica responsable y sostenible.