La gestión documental electrónica se ha centrado en la creación, organización y acceso inmediato a los documentos, dejando de lado un aspecto fundamental como lo es su preservación a largo plazo.
La disponibilidad de los documentos durante todo el periodo de conservación es esencial para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y la memoria institucional.
Podríamos estar al frente de una inadecuada preservación de documentos electrónicos, esto puede tener consecuencias graves, como:
- Problemas legales y administrativos: La falta de documentos puede generar incumplimientos normativos, sanciones legales o dificultades en auditorías.
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Pérdida de información valiosa: Si los documentos no se conservan adecuadamente, se corre el riesgo de perder datos históricos, legales o administrativos que pueden ser cruciales para la toma de decisiones o para responder a requerimientos legales.
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Desconfianza institucional: La incapacidad de presentar documentación respaldatoria puede afectar la credibilidad de la entidad ante ciudadanos, otras instituciones o entes de control.
Por lo tanto es fundamental, que la gestión documental contemple desde su origen estrategias de preservación digital, como el uso de formatos estandarizados, metadatos adecuados y sistemas de respaldo y migración tecnológica.
