Hola Compañeros
De acuerdo con la retroalimentación recibida mediante los funcionarios del Archivo Nacional en el video de la conferencia Archivo Digital (ADN), si consideró indispensable un repositorio por los siguientes motivos:
- Un repositorio digital permite proteger la información institucional ante riesgos como desastres naturales, fallos tecnológicos o pérdida de documentos físicos. Esto asegura la continuidad de los procesos administrativos y académicos.
- Facilita el acceso seguro, rápido y controlado a los documentos por parte de los usuarios autorizados, lo que mejora la eficiencia en la toma de decisiones y en la atención a estudiantes y personal.
- Permite cumplir con las normativas nacionales (como la NTN-001) y garantizar la trazabilidad documental, incluyendo la foliación, versiones, y auditoría de cambios.
Por lo que se considera que los requisitos fundamentales que se deben tener presente para asegurar una adecuado gestión y preservación en cualquier institución antes de iniciar un proceso de archivo Digital serian:
- Debe existir una política institucional de gestión documental electrónica clara que defina responsabilidades, procedimientos de captura, clasificación, foliación, acceso, conservación y disposición final de los documentos electrónicos, alineada con la normativa archivística nacional, así mismo los instrumentos archivísticos vigentes, validados y normalizados por la institución
- La institución debe garantizar que los documentos electrónicos sean auténticos (creados por quien dice haberlos creado), íntegros (sin alteraciones no autorizadas) y fiables (con valor probatorio y administrativo).
- Es necesario contar con infraestructura tecnológica segura y sostenible con servidores, sistemas de respaldo, software de gestión documental y protocolos de seguridad digital que aseguren la preservación a largo plazo y la protección contra accesos no autorizados.
