Se visualiza que, existe un problema de descontrol y desorden documental, lo cual afecta la eficiencia, la transparencia y el control de la información. Esta situación se debe principalmente a la falta de políticas y procedimientos claros, así como al desconocimiento de principios archivísticos básicos, lo que continúa alimentando el caos y generando reprocesos.
La solución puede abordarse mediante una serie de pasos estructurados, tales como:
Realizar un diagnóstico inicial, que permita identificar y determinar las series documentales existentes.
Establecer un sistema de clasificación archivística, aplicando el Cuadro de Clasificación Documental institucional.
Implementar métodos de ordenación adecuados, ya sea de forma cronológica ascendente, numérica o alfabética, según la naturaleza de los documentos.
Poner en ejecución instrumentos de control documental, que garanticen la trazabilidad, conservación oportuna de la información.
