Gestión y preservación de documentos electrónicos para la comunidad iberoamericana
Perfilado de sección
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Sección 1: Introducción General
El curso Gestión y preservación de documentos electrónicos para la comunidad iberoamericana está dedicado a la gestión y preservación de documentos digitales, aborda los desafíos inherentes a la digitalización y la archivística en un entorno tecnológico en constante evolución. La Sección 1 presenta una introducción general en la que se destacan las ventajas del archivo digital, como la capacidad de almacenar grandes volúmenes de información y la facilidad de acceso, pero también sus riesgos, como la vulnerabilidad ante la obsolescencia tecnológica y la alteración de documentos. Se enfatiza la necesidad de desarrollar competencias especializadas en archivística digital, así como la implementación de estrategias para garantizar la conservación a largo plazo, la autenticidad y la integridad de los documentos electrónicos. Además, se identifican cuatro problemas clave: la preservación de secuencias de bits, la interpretación de la información, la localización eficiente de documentos dentro de grandes volúmenes de datos y la acreditación de su autenticidad. Finalmente, se plantea la coexistencia entre documentos físicos y digitales, y se subraya la importancia de la colaboración interdisciplinaria entre archivistas, especialistas en tecnologías de la información y expertos en normativas para garantizar una gestión documental efectiva y sostenible.
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Sección 3: Las múltiples caras del documento digital
La sección 3 explora la naturaleza, estructura y clasificación de los documentos digitales, estableciendo los fundamentos para su gestión y preservación. Se presentan conceptos clave como el sistema binario, la representación de datos mediante bits y bytes, y la codificación de la información en distintos formatos. Además, se describen los componentes del ordenador, los dispositivos de almacenamiento y el papel del sistema operativo en la organización y acceso a los documentos. Se analizan las diferencias entre los documentos nacidos digitales, digitalizados e híbridos, así como los métodos de compresión de datos y su impacto en la integridad documental. Finalmente, se identifican los principales desafíos para la conservación a largo plazo de los documentos digitales, tales como la obsolescencia tecnológica, la necesidad de metadatos para su identificación y la importancia de garantizar su autenticidad y valor probatorio en el tiempo.
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Sección 4: Normas y estándares para el archivo digital
La sección 4 aborda la importancia de la normalización en la gestión y preservación de documentos digitales. Se establecen diferencias entre los conceptos de norma y estándar, destacando que las normas son documentos aprobados por organismos oficiales, mientras que los estándares pueden surgir del consenso entre industrias o comunidades. Se presentan los principales organismos de normalización a nivel internacional, como la ISO, el W3C y el NIST, y se analizan los procesos mediante los cuales un estándar puede convertirse en norma. Además, se detallan los ámbitos normativos clave para el archivo digital, incluyendo el almacenamiento de información, los formatos de representación, los metadatos, la integridad y autenticidad de los documentos, la identificación y certificación de archivos digitales. Finalmente, se enfatiza la importancia de adoptar normas para garantizar la interoperabilidad, fiabilidad y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos, asegurando su accesibilidad y validez jurídica en un entorno tecnológico en constante evolución.
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Sección 5: Modelo de referencia OAIS y normas asociadas
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Sección 6: Medios y estrategias de almacenamiento
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Sección 7: Formatos de representación de la información
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Sección 8: Estrategias de preservación
La Sección 8 presenta las principales metodologías para garantizar la conservación a largo plazo de los documentos digitales, abordando tanto los riesgos de obsolescencia tecnológica como la estabilidad y accesibilidad de la información. Se describen estrategias fundamentales como la renovación de medios, que implica la transferencia de datos a nuevos soportes; la migración, que busca adaptar los documentos a formatos estandarizados y sostenibles; y la emulación, que permite recrear entornos tecnológicos obsoletos para acceder a documentos antiguos. También se destaca la importancia de la normalización de formatos, promoviendo el uso de estándares abiertos y ampliamente aceptados para minimizar riesgos de incompatibilidad. Además, se analizan estrategias de infraestructura basadas en el modelo OAIS, asegurando la sostenibilidad operativa de los archivos digitales, y se examinan diferentes modelos de asociación entre archivos, que incluyen archivos independientes, cooperantes, federados y aquellos que comparten recursos. Finalmente, se enfatiza la necesidad de diseñar planes de preservación adaptados a las necesidades institucionales, garantizando la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos en el tiempo.
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Sección 9: Metadatos
La sección 9 aborda el papel fundamental de los metadatos en la gestión y preservación de documentos digitales. Se define el concepto de metadatos como "datos sobre datos" y se analizan sus diferentes tipos, incluyendo los descriptivos, técnicos, administrativos y estructurales, cada uno con funciones específicas para la identificación, clasificación, integridad y acceso a la información archivística. Se destaca la relación entre los metadatos y el modelo OAIS, estableciendo su papel en la estructuración y mantenimiento de la información digital a lo largo del tiempo. Asimismo, se presentan estándares y formatos internacionales como EAD, PREMIS, Dublin Core y METS, esenciales para garantizar la interoperabilidad y sostenibilidad de los documentos digitales. Finalmente, se examina el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) utilizado en España, resaltando su estructura y obligatoriedad en el marco de la administración pública, con el fin de asegurar la autenticidad, accesibilidad y preservación de la documentación digital en el tiempo.
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Sección 10: Integridad, autenticidad y prueba
La Sección 10 aborda los fundamentos legales y técnicos que garantizan la confiabilidad de los documentos electrónicos en entornos digitales. Se presenta el marco normativo costarricense, destacando la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos N.º 8454, la cual establece la equivalencia funcional entre documentos digitales y físicos, otorgándoles el mismo valor probatorio bajo ciertas condiciones. Se explica el funcionamiento de la firma digital mediante criptografía de clave pública, asegurando la autenticidad e integridad documental a través de procesos de generación de huellas digitales y verificación con llaves criptográficas. Además, se analiza la interoperabilidad en la administración electrónica y su impacto en la gestión archivística, resaltando la importancia de estándares abiertos y esquemas de metadatos para garantizar la sostenibilidad de los documentos digitales. Se discuten también los aportes del grupo InterPARES, que ha desarrollado principios para la autenticidad y preservación de documentos digitales, y se revisa la aplicación del modelo OAIS en los planes gubernamentales de archivado digital. Finalmente, se enfatiza la necesidad de establecer infraestructuras y normativas robustas que permitan la conservación segura de documentos electrónicos, asegurando su valor legal y su accesibilidad a largo plazo.
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Sección 11: Gestión de un proyecto de archivo digital
La sección 11 aborda los aspectos fundamentales para la planificación, implementación y sostenibilidad de un archivo digital dentro de una organización. Se destaca la importancia de la gestión de riesgos, analizando la identificación, evaluación y mitigación de amenazas que podrían comprometer la integridad y accesibilidad de los documentos electrónicos. Asimismo, se examina el control de costos, enfatizando la necesidad de evaluar recursos, infraestructuras y estrategias de financiamiento para garantizar la viabilidad del proyecto. Se presenta el desarrollo de una política de archivo, definiendo roles, responsabilidades y obligaciones de los distintos actores involucrados en la administración de documentos digitales, incluyendo productores, servicios de archivo y departamentos de TI. Además, se establece la necesidad de una política de seguridad, enfocada en la protección de datos, autenticación de usuarios, trazabilidad y continuidad operativa para preservar la fiabilidad de los documentos electrónicos a largo plazo. Finalmente, se concluye que la implementación de un archivo digital no solo requiere infraestructura tecnológica, sino también una reestructuración organizativa que integre estándares internacionales, prácticas archivísticas y medidas de sostenibilidad para asegurar la preservación y accesibilidad de la información en el tiempo.
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Sección 12: Estudios de caso
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Sección 13: Resumen
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