Gestão e preservação de documentos eletrônicos para a comunidade ibero-americana
Perfilado de sección
-
Seção 1: Introdução Geral
O curso Gestão e preservação de documentos eletrônicos para a comunidade ibero-americana é dedicado à gestão e preservação de documentos digitais, abordando os desafios inerentes à digitalização e à arquivística em um ambiente tecnológico em constante evolução. A Seção 1 apresenta uma introdução geral na qual se destacam as vantagens do arquivo digital, como a capacidade de armazenar grandes volumes de informação e a facilidade de acesso, mas também seus riscos, como a vulnerabilidade à obsolescência tecnológica e a alteração de documentos. Enfatiza-se a necessidade de desenvolver competências especializadas em arquivística digital, bem como a implementação de estratégias para garantir a conservação a longo prazo, a autenticidade e a integridade dos documentos eletrônicos. Além disso, identificam-se quatro problemas-chave: a preservação de sequências de bits, a interpretação da informação, a localização eficiente de documentos dentro de grandes volumes de dados e a comprovação de sua autenticidade. Finalmente, propõe-se a coexistência entre documentos físicos e digitais, e sublinha-se a importância da colaboração interdisciplinar entre arquivistas, especialistas em tecnologias da informação e peritos em normativas para garantir uma gestão documental eficaz e sustentável.
-
Seção 2: Transformação Digital
Esta seção expõe a crescente digitalização em todas as áreas da sociedade e seu impacto na gestão documental. Analisa-se como a evolução tecnológica, impulsionada pelo aumento da capacidade de processamento, a expansão do armazenamento digital e o desenvolvimento de redes de alta velocidade, transformou a criação, o armazenamento e a preservação de documentos. Apesar de suas múltiplas vantagens, como a facilidade de acesso, a escalabilidade e a interoperabilidade, o documento digital enfrenta riscos associados à obsolescência tecnológica, à fragilidade dos suportes e à falta de padrões uniformes para sua conservação a longo prazo. Esses desafios afetam tanto a administração pública quanto setores como a saúde, a indústria e a pesquisa científica, obrigando à adoção de estratégias de preservação digital, como a migração para formatos abertos, a implementação de metadados padronizados e o uso de sistemas de armazenamento em nuvem. O texto enfatiza a necessidade de uma gestão documental proativa, que considere aspectos técnicos, normativos e organizacionais para garantir a permanência e a autenticidade dos documentos digitais ao longo do tempo.
-
Seção 3: As múltiplas faces do documento digital
A seção 3 explora a natureza, estrutura e classificação dos documentos digitais, estabelecendo os fundamentos para sua gestão e preservação. Apresentam-se conceitos-chave como o sistema binário, a representação de dados por meio de bits e bytes, e a codificação da informação em diferentes formatos. Além disso, descrevem-se os componentes do computador, os dispositivos de armazenamento и o papel do sistema operacional na organização e no acesso aos documentos. Analisam-se as diferenças entre os documentos nato-digitais, digitalizados e híbridos, bem como os métodos de compressão de dados e seu impacto na integridade documental. Finalmente, identificam-se os principais desafios para a conservação a longo prazo dos documentos digitais, tais como a obsolescência tecnológica, a necessidade de metadados para sua identificação e a importância de garantir sua autenticidade e valor probatório ao longo do tempo
-
Seção 4: Normas e padrões para o arquivo digital
A seção 4 aborda a importância da normalização na gestão e preservação de documentos digitais. Estabelecem-se diferenças entre os conceitos de norma e padrão, destacando que as normas são documentos aprovados por organismos oficiais, enquanto os padrões podem surgir do consenso entre indústrias ou comunidades. Apresentam-se os principais organismos de normalização em nível internacional, como a ISO, o W3C e o NIST, e analisam-se os processos pelos quais um padrão pode se tornar uma norma. Além disso, detalham-se os âmbitos normativos essenciais para o arquivo digital, incluindo o armazenamento de informação, os formatos de representação, os metadados, a integridade e a autenticidade dos documentos, a identificação e a certificação de arquivos digitais. Finalmente, enfatiza-se a importância de adotar normas para garantir a interoperabilidade, a confiabilidade e a conservação a longo prazo dos documentos eletrônicos, assegurando sua acessibilidade e validade jurídica em um ambiente tecnológico em constante evolução.
-
Seção 5: Modelo de referência OAIS e normas associadas
A Seção 5 apresenta o Modelo OAIS (Open Archival Information System) como um marco conceitual para a gestão e preservação a longo prazo de documentos digitais. Explica-se sua origem nos anos 90 e sua evolução até se tornar a norma ISO 14721. O modelo OAIS estabelece princípios fundamentais para a administração de arquivos digitais, incluindo a definição de pacotes de informação (SIP, AIP e DIP), a gestão de metadados e a estruturação de processos funcionais, como a ingestão, o armazenamento e o acesso à informação. Além disso, analisam-se normas relacionadas, como a ISO 14641, que regula a integridade e a conservação de documentos eletrônicos, e a ISO 16363, que estabelece critérios de certificação para arquivos digitais confiáveis. Finalmente, destaca-se a importância da normalização na arquivística digital, assegurando a interoperabilidade, a autenticidade e a sustentabilidade dos documentos em um ambiente tecnológico em constante mudança.
-
Seção 6: Meios e estratégias de armazenamento
A Seção 6, "Meios e Estratégias de Armazenamento", do Módulo 7 sobre gestão e preservação de documentos digitais, oferece um guia para que os arquivistas tomem decisões informadas sobre a conservação da informação digital. O texto analisa diversas tecnologias de armazenamento como as magnéticas, ópticas, de estado sólido e em nuvem, destacando os desafios da degradação dos suportes e da obsolescência tecnológica. Para mitigar esses riscos, propõem-se estratégias-chave como a verificação da integridade dos arquivos mediante somas de verificação (checksums), a seleção de formatos abertos e sustentáveis, a migração periódica de dados, o uso de metadados e a implementação de armazenamento seguro e redundante. Finalmente, abordam-se as políticas de armazenamento (interna, mutualizada e externalizada) e estas práticas são enquadradas nas funções da entidade "armazenamento" do modelo de referência OAIS
-
Seção 7: Formatos de representação da informação
A Seção 7 do Módulo 7 do PIAF, intitulada "Formatos de representação da informação", analisa a importância da codificação e dos formatos de arquivo na gestão e preservação de documentos digitais. Descrevem-se os diferentes sistemas de codificação de caracteres, desde os primeiros desenvolvimentos proprietários até padrões universais como Unicode e ISO 10646, que permitem a representação de múltiplos idiomas em ambientes digitais. Além disso, apresentam-se os critérios para avaliar formatos adequados para a preservação a longo prazo, considerando fatores como a abertura, a independência e a compatibilidade com padrões internacionais. Discutem-se diversos tipos de formatos de dados, incluindo texto (TXT, XML, PDF/A), imagem (TIFF, PNG, JPEG2000), áudio и vídeo (WAV, MP4, MKV) e formatos específicos de aplicações. Finalmente, enfatiza-se a necessidade de adotar formatos sustentáveis, abertos e amplamente utilizados para garantir o acesso contínuo à informação, evitando a obsolescência tecnológica e facilitando a interoperabilidade entre sistemas arquivísticos digitais.
-
Seção 8: Estratégias de preservação
A Seção 8 apresenta as principais metodologias para garantir a conservação a longo prazo dos documentos digitais, abordando tanto os riscos de obsolescência tecnológica quanto a estabilidade e a acessibilidade da informação. Descrevem-se estratégias fundamentais como a renovação de mídias, que implica a transferência de dados para novos suportes; a migração, que busca adaptar os documentos a formatos padronizados e sustentáveis; e a emulação, que permite recriar ambientes tecnológicos obsoletos para acessar documentos antigos. Também se destaca a importância da normalização de formatos, promovendo o uso de padrões abertos e amplamente aceitos para minimizar riscos de incompatibilidade. Além disso, analisam-se estratégias de infraestrutura baseadas no modelo OAIS, assegurando a sustentabilidade operacional dos arquivos digitais, e examinam-se diferentes modelos de associação entre arquivos, que incluem arquivos independentes, cooperantes, federados e aqueles que compartilham recursos. Finalmente, enfatiza-se a necessidade de desenhar planos de preservação adaptados às necessidades institucionais, garantindo a autenticidade, a integridade e a disponibilidade dos documentos ao longo do tempo.
-
Seção 9: Metadatos
A seção 9 aborda o papel fundamental dos metadatos na gestão e preservação de documentos digitais. Define-se o conceito de metadados como "dados sobre dados" e analisam-se os seus diferentes tipos, incluindo os descritivos, técnicos, administrativos e estruturais, cada um com funções específicas para a identificação, classificação, integridade e acesso à informação arquivística. Destaca-se a relação entre os metadatos e o modelo OAIS, estabelecendo seu papel na estruturação e manutenção da informação digital ao longo do tempo. Da mesma forma, apresentam-se padrões e formatos internacionais como EAD, PREMIS, Dublin Core e METS, essenciais para garantir a interoperabilidade e a sustentabilidade dos documentos digitais. Finalmente, examina-se o Esquema de Metadados para a Gestão do Documento Eletrônico (e-EMGDE) utilizado na Espanha, ressaltando sua estrutura e obrigatoriedade no âmbito da administração pública, com o fim de assegurar a autenticidade, a acessibilidade e a preservação da documentação digital ao longo do tempo.
-
Seção 10: Integridade, autenticidade e prova
A Seção 10 aborda os fundamentos legais e técnicos que garantem a confiabilidade dos documentos eletrônicos em ambientes digitais. Apresenta-se o quadro normativo costa-riquenho, destacando a Lei de Certificados, Assinaturas Digitais e Documentos Eletrônicos N.º 8454, a qual estabelece a equivalência funcional entre documentos digitais e físicos, outorgando-lhes o mesmo valor probatório sob certas condições. Explica-se o funcionamento da assinatura digital mediante criptografia de chave pública, assegurando a autenticidade e a integridade documental através de processos de geração de impressões digitais (hashes) e verificação com chaves criptográficas. Além disso, analisa-se a interoperabilidade na administração eletrônica e seu impacto na gestão arquivística, ressaltando a importância de padrões abertos e esquemas de metadados para garantir a sustentabilidade dos documentos digitais. Discutem-se também as contribuições do grupo InterPARES, que desenvolveu princípios para a autenticidade e preservação de documentos digitais, e revisa-se a aplicação do modelo OAIS nos planos governamentais de arquivamento digital. Finalmente, enfatiza-se a necessidade de estabelecer infraestruturas e normativas robustas que permitam a conservação segura de documentos eletrônicos, assegurando seu valor legal e sua acessibilidade a longo prazo.
-
Seção 11: Gestão de um projeto de arquivo digital
A seção 11 aborda os aspectos fundamentais para o planejamento, a implementação e a sustentabilidade de um arquivo digital dentro de uma organização. Destaca-se a importância da gestão de riscos, analisando a identificação, a avaliação e a mitigação de ameaças que poderiam comprometer a integridade e a acessibilidade dos documentos eletrônicos. Da mesma forma, examina-se o controle de custos, enfatizando a necessidade de avaliar recursos, infraestruturas e estratégias de financiamento para garantir a viabilidade do projeto. Apresenta-se o desenvolvimento de uma política de arquivo, definindo papéis, responsabilidades e obrigações dos diferentes atores envolvidos na administração de documentos digitais, incluindo produtores, serviços de arquivo e departamentos de TI. Além disso, estabelece-se a necessidade de uma política de segurança, focada na proteção de dados, na autenticação de usuários, na rastreabilidade e na continuidade operacional para preservar a confiabilidade dos documentos eletrônicos a longo prazo. Finalmente, conclui-se que a implementação de um arquivo digital não requer apenas infraestrutura tecnológica, mas também uma reestruturação organizacional que integre padrões internacionais, práticas arquivísticas e medidas de sustentabilidade para assegurar a preservação e a acessibilidade da informação ao longo do tempo.
-
Seção 12: Estudos de caso
A seção 12 apresenta exemplos de implementação de plataformas de arquivo eletrônico em diferentes setores, com o propósito de analisar os desafios e as boas práticas na gestão e preservação de documentos digitais. Em um contexto global, destacam-se iniciativas internacionais, europeias e estadunidenses que desenvolveram ferramentas e padrões para a identificação, a validação e o armazenamento de documentos eletrônicos. Analisam-se casos específicos na França, como a experiência do Centro Nacional de Estudos Espaciais (CNES), que enfrentou desafios na migração e preservação de dados científicos espaciais, e a implementação do projeto PIL@E nos Arquivos Nacionais franceses, destinado à conservação segura de documentos eletrônicos por meio de infraestruturas tecnológicas avançadas. Também se revisam plataformas de arquivo eletrônico desenvolvidas por governos locais, como as do Conselho Geral de Yvelines e Aube, que otimizaram a gestão documental digital na administração pública. Finalmente, destaca-se a experiência da Biblioteca Nacional da França, que liderou estratégias inovadoras para a digitalização, o acesso e a preservação de documentos patrimoniais. O estudo desses casos permite compreender a evolução da arquivística digital e a importância de adotar metodologias, padrões e tecnologias adequadas para garantir a sustentabilidade e a acessibilidade dos documentos digitais a longo prazo.
-
Seção 13: Resumo
A seção 13 sintetiza os avanços, desafios e estratégias fundamentais na gestão e preservação de documentos digitais. Destacam-se os progressos em padronização, com o Modelo OAIS como base conceitual, e a consolidação de normas como a ISO 15489 e a UNE-ISO 14641, que facilitaram a interoperabilidade e a confiabilidade na preservação digital. Além disso, sublinha-se o crescimento da consciência institucional sobre a necessidade de conservar documentos eletrônicos a longo prazo, evidenciado em iniciativas governamentais, acadêmicas e empresariais. No entanto, persistem obstáculos como a falta de normativas específicas, a resistência organizacional à mudança e a carência de formação especializada. Finalmente, apresentam-se os passos-chave para a implementação de um arquivo digital, que incluem a definição de políticas de gestão documental, a identificação de formatos e metadados adequados, o planejamento de estratégias de preservação e a integração de padrões de autenticidade e segurança. Conclui-se que o sucesso de um projeto de arquivo digital não depende apenas do investimento em infraestrutura tecnológica, mas também da colaboração interdisciplinar, da capacitação e da adoção de abordagens normativas e metodológicas sólidas.
© Todos Los Derechos Reservados